会議上手になるための講座

ヒヤッとする暴風雨に見舞われた7月3日、ぱるとぴあ山口において「ミーティングファシリテーション講座」が県民活動支援センター主催で開催されました。
雨にも負けず参加したのは県内のNPO関係者30余名。
さぽらんても休館日ということもあってスタッフ5名が参加してきました。

【講師の青木将幸さんプロフィール】
過去、NGOでの活動のプロジェクトの中で会議ひとつうまくやれない自分に直面する。
2003年「会議を変えれば、社会が変わる」をモットーに青木将幸ファシリテーター事務所を設立。以来、家族会議から国際会議まであらゆるジャンルの会議を進行するミーティング・ファシリテーターとして活躍中。

ファシリテーションって何と思っている方のために資料から抜粋して少し紹介すると・・・

◆「ファシリテーション」は、「参加や発言、相互交流がしやすい状況をつくる」
◆「ファシリテーター」はそんな状況が生まれるような準備、場づくりをし、進行する人
◆「会議におけるファシリテーターの役割」
○時間内で進行し、参加を促し、開始の到達目標を達成する
○話し合いの手順や、段階を理解して、進行イメージを持つ
○参加や発言を促す
○よく「聴く」
○脱線したら、本題に戻す
○中立な立場での進行を心がける
○会議をすすめるいくつかの手法・道具・議決の方法を使いこなす
ざっくりこんな感じです。

詳細を知りたい方は講師の書籍「ミーティング・ファシリテーション入門」を。
(さぽらんてでも貸出し可能です!)

講座の内容をTime tableで紹介すると
13:35~ 講師の自己紹介
13:45~ グループワーク3~4人
①「こんな会議になったらいいな!」を一人ひとりで書き出す
②グループ内で発表し合い共有
③グループ内で合意できたものに花丸をつけていく
④全体発表
1グループひとつずつ、グループで合意したものを発表し、講師が模造紙に書き出す
14:20~ 休憩 この間に模造紙に書き出された「私たちが望む会議のイメージ」に「これが一番大事!」と思うものに、ひとり4枚のぽちぽちシールを貼っていく。
14:30~ 選ばれた意見の確認
14:35~ 青木流「会議上手になるヒント・コツ」
①板書する!
みんなで共有する、真っ白なところがみんなの意見で埋まっていくダイナミズム。(一般の資料は既に文字が書いてある)
②問いを準備する!
いい問いがあると意見を言いたくなる。一つのテーマに20程度は用意していく。
③個人で書く作業をしてから話し合う!
2(よくしゃべる人):8(おとなしい人)の法則に陥らずに、参加者全員の意見が反映されるように
④大人数で話し合う前に少人数で話し合う
3人で向き合って黙る人は居ない。会議が停滞すれば、少人数で話す場を設定すると活性する。
⑤何に合意したか明らかにする
花丸をつけ、絞り込み合意にステップアップさせる。
⑥時間を区切る
作業時間を細かく区切る。でも、あまりきつく言うような無粋な真似はしない。独壇場の1例目を見逃さずカラカラとイエローカードを出す←これはケッコウ熟練が入りそう!
⑦言いたいことが言えるように
例え会議で決めることに関係のない意見でも吸い上げ、整理し置く。

※この間、参加者からの質問に随時、ゆっくり丁寧に答えてくださる講師。この自由に質問できる雰囲気がたまらなく新鮮でした!

頭に残っている質問に

Q「行政の会議」と「NPOの会議」の文化がまるで違うんですが、両方ともがうまくできるコツってありますか?(だいたいこんな内容だったと思う・・・)

A ない、ない!(とバッサリ)歴史・文化が違うのでジンバブエの人だと思い、独特の文化・歴史に敬意をはらってください。(そうか、そうか、と妙に納得した参加者たち)

15:35~ 休憩
15:45~ 「持ち寄り議題型会議」の疑似体験!
①参加者の中から「○○○」について話し合いたいという表明をしてもらい、賛同した人と話し合う。
今回の参加者から6つのテーマが出され、それぞれ3人~7人のグループが、模造紙に意見を書き込んで、熱く、熱く話し合いは進んいきました。
16:30  おしまい アンケート記入

「会議を変える」ことは「文化を変える」「社会を変える」力がある。
だからゆっくりと、ワクワクする会議を増やしていくことが大切なんだな。

参加者で合意したちなみによい会議とは・・・
○えがおがある!
○時間通りに終わる
○誰かにかたよらず全員が発言できる
○批判ばかりするのではなく前向きな会議
でした。
毎回、このことを確認して、会議をスタートするだけで、数段充実した会議になるそうです。
そして何より「よい会議にしたいという心がけ」がイチバンのようです!

<わたなべ>

淡路島から来られた講師の青木将幸さんです。
淡路島から来られた講師の青木将幸さん
ホワイトボードに書かれた参加者のアイデアにみんなで投票した結果です。
参加者からの「こんな会議だったらいいな」にみんなで投票しました!
参加者が6つの持ち寄り課題を発表しています。
参加者から6つの持ち寄り議題が。
持ち込み議題の会議で真っ白な模造紙があれよあれよと埋まる
持ち込み議題の会議で真っ白な模造紙があれよあれよと埋まる
ミーティング・ファシリテーション入門の本です。
「顔合わせの会議」「アイディアを出す会議」「アイディアを整理する会議」などタイプ別会議攻略法が細かく書かれています!

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